Covid et complexité : 4 conseils tout simples pour mieux y faire face - Les Echos

Environnement économique imprévisible, guerres commerciales, relocalisation des chaînes d'approvisionnement (voir ci-contre) ; en interne, organisation matricielle doublée d'une montée en puissance du télétravail, santé mentale des salariés en berne… La pandémie de Covid-19 accentue la complexité des organisations et, en contexte aussi difficile, les dirigeants éprouvent toutes les peines du monde à justifier leurs actions . Ils devraient s'inspirer des sportifs qui, avant de se lancer dans un marathon, soignent les détails de leur préparation. Quatre conseils pleins de bon sens aux dirigeants et managers soucieux de mieux affronter la complexité. 

En fin de la trêve estivale, 4 conseils pratiques peuvent s'avérer utiles pour faire face aux projets de la rentrée de manière rigoureuse et organisée.

Mettre en place une routine comprenant des pauses

Chaque journée est différente et de nombreux imprévus peuvent survenir, mais la mise en place d'une routine, notamment le matin, peut aider à cadrer les choses. Il peut s'agir simplement de bloquer un créneau horaire pour certaines tâches qui reviennent de manière régulière ou de fixer une heure et un jour par semaine pour faire le point avec son équipe et donner du feed-back .

Il est par ailleurs important de s'autoriser de vraies pauses au cours de la journée, même si celles-ci sont courtes. Des études ont suggéré que rester concentré tout au long de la journée sur plusieurs tâches, sans véritable break, était contreproductif.

Et pourquoi ne pas tenter la technique Pomodoro, qui constitue pour certains une méthode efficace pour rester concentré sur une tâche à la fois, sans s'éparpiller ou être perturbé par des événements extérieurs ? Mise au point par l'auteur Francesco Cirillo dans les années 1980, cette méthode très simple à mettre en oeuvre propose de rester concentré pleinement sur une seule et unique tâche pendant vingt-cinq minutes (période appelée « session »). Une courte pause sépare chaque session, tandis qu'un break plus long intervient après plusieurs sessions. A vos minuteurs !

Bien s'organiser dans son travail, c'est d'abord définir ce qui est important et urgent (matrice d'Eisenhower), et ce qui l'est moins. Toutefois, hiérarchiser ses tâches et définir ses priorités n'est pas toujours aisé. Cela suppose un peu de réflexion pour définir ses objectifs et les moyens à disposition, ce qui peut sembler être une perte de temps quand de nombreuses urgences s'accumulent…

 Demandez-vous, comme le conseille la coach de dirigeants Paule Boffa-Comby , quelles sont vos «vraies» priorités, qui sont les interlocuteurs qui vous semblent les plus pertinents et surtout faites bien le tri entre ce qui dépend de vous - donc ce sur quoi vous pouvez agir - et ce qui dépend des autres. Il s'agit d'une étape à ne pas négliger, si l'on veut éviter de se retrouver à réaliser de front plusieurs tâches en parallèle et à courir après le temps.

Planifier à court, moyen et long terme

Les to-do lists et l'agenda (papier ou électronique) sont vos amis. Cependant, faire des listes ou noter ses rendez-vous ne signifie pas que l'on a bien organisé son travail… Si les to-do lists du jour pour le lendemain sont utiles pour les tâches prioritaires, bien définir en amont des objectifs à moyen et long terme l'est tout autant.

C'est étape est essentielle pour définir l'intérêt et l'ordre des tâches à réaliser, et pour fixer des dates butoir selon vos disponibilités et le planning des semaines à venir. Attention aussi à laisser des plages horaires libres sur chaque journée - comme le fait Patrick Pouyanné, le PDG de Total - afin de pouvoir prendre en charge les urgences du quotidien de manière réactive.

Apprendre à mieux déléguer et à mieux collaborer

Travailler en équipe, en bonne intelligence avec vos collègues et vos managers reste la règle d'or pour parvenir à une organisation du travail apaisée. N'hésitez pas à dire à votre supérieur quand une tâche vous dépasse, et à déléguer à votre n-1 si un projet ne nécessitant que votre supervision. Cela suppose évidemment une bonne communication au sein de l'équipe , avec une répartition claire de la charge de travail. Pas toujours évident, mais incontournable si l'on veut mener sereinement tous ses projets dans les temps.

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